Useimmissa organisaatioissa työvoima- ja muut kustannukset nähdään vasta jälkikäteen, kun työvuorolista on valmis tai palkat on jo laskettu. Silloin mahdollisiin budjetin ylityksiin ei voi enää vaikuttaa. Tuntiprossa palkka- ja muut kustannukset näkyvät jo työvuoroja suunniteltaessa.
Suurin ajansäästö ei synny siitä, että "ohjelma tekee kaiken", vaan siitä, että ohjelma ei päästä tekemään virheitä alun perinkään.
Kun työaikasäännöt, pätevyydet, lepoajat, sopimusrajat, toiveet ja tavoitteet on määritelty järjestelmään, suunnittelijan ei tarvitse jatkuvasti tarkistaa TES-pykäliä tai miettiä, meneekö joku kustannustavoite rikki.
Kilpailevissa ratkaisuissa useita asioita joudutaan tarkistamaan manuaalisesti, Tuntiprossa se on osa reaaliaikaista ohjausta.
Monessa järjestelmässä vuorot rakennetaan edelleen "tyhjästä kalenterista".
Tuntipron kanssa suunnittelija ei aloita nollasta, vaan saa valmiiksi optimoituja vuoroehdotuksia:
Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että 70-90 % perusvuoroista syntyy automaattisesti, ja ihminen tekee vain hienosäädön.
Tämä on yksi iso ero, jonka asiakkaat huomaavat nopeasti.
Useissa muissa järjestelmissä yksi muutos voi tarkoittaa "ketjureaktiota", jossa koko lista pitää tarkistaa uudelleen.
Tuntiprossa muutos on lokalisoitu:
Tämä yksin voi säästää tunteja per listajakso.
Monessa organisaatiossa aikaa kuluu viestintään: "kuka tekee mitäkin ja onko tämä nyt oikein".
Kun kaikilla on sama reaaliaikainen näkymä:
Tämä vähentää sähköposteja, viestiketjuja ja ?varmistelukysymyksiä?, jotka yllättävän usein vievät enemmän aikaa kuin itse suunnittelu.
Yksinkertainen muutos toimintamalliin:
Vanha tapa: "korjataan ongelmia listassa"
Uusi tapa: "ei anneta ongelmien syntyä"
Kun järjestelmä huomioi ennusteet, poissaolot, resurssitarpeet, budjetin ja kustannukset etukäteen, suunnittelijan työ muuttuu jatkuvasta tulipalojen sammuttamisesta hallittuun ohjaukseen.
Tuntipro säästää aikaa siksi, että se poistaa ne vaiheet, jotka eivät tuo lisäarvoa: manuaalisen tarkistamisen, virheiden korjaamisen ja uudelleensuunnittelun.
Ja kun nämä poistuvat, työvuorosuunnittelu ei ole vain nopeampaa kuin muilla järjestelmillä, vaan se muuttuu kokonaan erilaiseksi prosessiksi.
Hyvä työajanseurantajärjestelmä tekee työajan kirjaamisesta helppoa, luotettavaa ja läpinäkyvää. Sen avulla työntekijät voivat kirjata työaikansa vaivattomasti, ja esihenkilöt saavat reaaliaikaisen näkymän toteutuneisiin työtunteihin, poissaoloihin, ylityöhön ja työaikasaldoihin. Tuntipro tukee työaikalainsäädännön ja työehtosopimusten noudattamista, vähentää manuaalista työtä, estää väärinkäytökset sekä tuottaa luotettavan aineiston palkanlaskentaan. Työajanseuranta ei ole vain tuntien kirjaamista - se on tehokkaan henkilöstöjohtamisen ja sujuvan arjen perusta.
